Nadrzędnym celem naszej działalności jest terminowe i bezbłędne pod względem językowym tłumaczenie. Ponadto tłumaczenie powinno być zlecone, wykonane i dostarczone Klientowi w warunkach pełnej jasności formalnej, organizacyjnej i finansowej.

Poniżej przedstawione Zasady Współpracy informują Klienta o procedurach zapewniających tą jasność. Są one wynikiem naszych długotrwałych doświadczeń i doskonale sprawdzają się w praktyce, niemniej będziemy Państwu wdzięczni za ewentualne uwagi i rady prowadzące do ich udoskonalenia.

Informacje dotyczące zlecania, tłumaczenia, dostarczania oraz fakturowania są zawarte w:

- Decyzja o zleceniu

- Składanie zleceń tłumaczeń pisemnych zwykłych i specjalistycznych

- Składanie zleceń tłumaczeń pisemnych przysięgłych

- Nadzór klienta nad tłumaczeniem

- Wykonywanie tłumaczenia

- Odbiór/przekazanie tłumaczenia

- Fakturowanie

- Ocena jakości tłumaczenia

- Dane klienta i tekstu

Decyzja o zleceniu
Nasza strona internetowa dostarcza Klientowi wszystkich niezbędnych informacji o:

• rodzajach tłumaczeń: pisemnych, specjalistycznych, pilnych, przysięgłych i ustnych,
• podstawowych warunkach tłumaczenia,
• cenach,
• gwarancji wysokiego poziomu tłumaczeń i terminowości,
• zasadach poufności tekstów i danych,
• wymaganiach stawianych tłumaczom.

W razie potrzeby Klient może zwrócić się do nas z dowolnym pisemnym zapytaniem, na które przeważnie dostanie odpowiedź natychmiast, a w sprawach bardziej nietypowych jeszcze w tym samym dniu.
W ten sposób Klient ma wszelkie przesłanki do podjęcia decyzji o zleceniu.

Składanie zleceń tłumaczeń pisemnych zwykłych i specjalistycznych

Klient może złożyć zlecenie tłumaczenia pisemnego komunikując się z nami w dowolny sposób tzn. korzystając z informacji w menu Kontakt w pozycji Dane firmy lub wypełniając formularz zlecenia w menu Strefa Klienta: Zlecenie online.

Gdy Klient dysponuje tekstem w postaci elektronicznej może ten plik załączyć do w/w formularza i wysłać do nas.

Nowi Klienci

Za pierwszym razem nowy Klient, korzystając z pełnego formularza, uzyskuje natychmiastową rejestrację w naszej bazie danych, dostarcza nam jednorazowo swoje dane do faktury, a dołączając plik tekstowy umożliwia nam rozeznanie tekstu oraz szybkie sporządzenie kosztorysu oraz ewentualnej umowy zlecenia.

Każdorazowo uzgadniamy z Klientem szczegóły zlecenia, warunki jego realizacji (np. kolejność tłumaczenia poszczególnych części tekstu, sposób dostarczenia tekstu Klientowi, warunki płatności itp.) kontaktując się telefonicznie z osoba zlecającą tłumaczenie. Uzyskujemy w ten sposób szczegółowe dane umożliwiające sporządzenie Umowy, która jest Klientowi przesyłana faksem jeszcze w tym samym dniu (wyjątkowo, gdy czasu w danym dniu jest mało, umowa może nadejść rano następnego dnia roboczego)
Odesłanie nam faksem podpisanej Umowy jest równoznaczne z rozpoczęciem tłumaczenia.

Stali Klienci

W przypadku stałych Klientów zlecenie tłumaczenia zostało przez nas ułatwione i jest możliwe poprzez skrócony formularz dla stałych Klientów. Wtedy też nie jest przez nas wymagane podpisanie i odesłanie umowy zlecenia – traktujemy naszych Klientów z zaufaniem.

Składanie zleceń tłumaczeń pisemnych przysięgłych

Tryb składania zleceń na tłumaczenia przysięgłe jest taki sam, jak przy innych tłumaczeniach pisemnych, jedyna różnica dotyczy tłumaczonych tekstów. Tłumaczenie przysięgłe tzn. spełniające określone wymogi formalne, uwierzytelnione pieczęcią tłumacza przysięgłego i potwierdzone wpisem w rejestrze tłumaczeń prowadzonym przez niego wymaga fizycznego przedstawienia mu oryginałów dokumentów. Dlatego nie można przesłać ich pocztą elektroniczną, faksem czy w formie zeskanowanej. Jedynym sposobem jest osobiste dostarczenie dokumentów lub przesłanie ich listem poleconym. Tak samo należy postępować przy odbiorze dokumentów i tłumaczenia. Tryb sporządzania i podpisywania umowy jest taki jak przy zwykłych tłumaczeniach pisemnych. Tłumaczenie jest rozpoczynane z chwilą obustronnego podpisania umowy i dostarczenia dokumentów do tłumaczenia.

Nadzór klienta nad tłumaczeniem

Klient może w każdym momencie zwrócić się do nas po informację, na jakim etapie jest tłumaczenie i naszym obowiązkiem jest możliwie szybkie udzielenie tej informacji. Klient może też interesować się stosowanymi słownikami i dostępnymi tłumaczowi źródłami informacji o dziedzinie, której dotyczy tekst. Mile widziane jest podanie przez Klienta, często specjalistę w danej dziedzinie, znanych Mu i dostępnych źródeł oraz materiałów, a w szczególności skonsultowanie z Niego całości czy części tekstu w trakcie tłumaczenia. Zwracamy się do Klienta z prośbą o konsultację tłumaczenia, oczywiście tylko w razie potrzeby, i taka konsultacja jest zawsze bezpłatna. Traktujemy przychylnie każdą inicjatywę Klienta zmierzającą do podniesienia jakości tłumaczonego tekstu.
Klient jest czasem proszony o wyjaśnienie jakichś kwestii technicznych np. szczegółów funkcjonowania urządzenia, a czasem o skorygowanie listy specjalistycznych terminów w języku polskim. W trakcie tłumaczenia Klient nie może żądać przesłania Mu części czy całości tekstu, który nie został przez tłumacza uznany za zakończony. Bezpośredni kontakt Klienta z tłumaczem jest możliwy tylko i wyłącznie za wiedzą oraz uprzednią akceptacją Centrum Języków Obcych "HIT" S.C..

Jakikolwiek nadzór Klienta czy Jego wpływ na jakość tłumaczenia w przypadku tłumaczeń przysięgłych jest absolutnie niemożliwy z uwagi na treść i konsekwencje prawne ustawy Ustawa z dnia 25 listopada 2004 r. o zawodzie tłumacza przysięgłego.

Klient może w dowolnym momencie zażądać przerwania pracy nad tłumaczeniem zrywając w ten sposób zawartą umowę. CJO "HIT" S.C. pobiera wówczas opłatę za tłumaczenie w wysokości wynikającej ze stopnia zaawansowania prac nad tłumaczeniem w stosunku do całości tekstu. Ocena tego stopnia zaawansowania leży w wyłącznej gestii CJO "HIT" S.C. i nie musi być udokumentowana. W takim przypadku CJO "HIT" S.C. nie jest też zobowiązane przekazywać Klientowi części ani całości wykonanego już tłumaczenia, jako że jest ono w formie roboczej.

Wykonywanie tłumaczenia

CJO "HIT" S.C. dokłada wszelkich starań, aby tłumaczenie spełniało nie tylko wymagania Klienta sprecyzowane w umowie, ale i nasze własne kryteria jakościowe wynikające z udzielonej Klientowi gwarancji wysokiego poziomu i terminowości tłumaczenia.

Jakiekolwiek zmiany w stosunku do umowy wprowadzone przez Klienta w trakcie tłumaczenia mogą stanowić powód zmiany ceny lub/i przesunięcia terminu na zasadzie obustronnego uzgodnienia mającego formę pisemnego aneksu do Umowy.

Odbiór/przekazanie tłumaczenia
Obecnie typowym sposobem dostarczania Klientowi przetłumaczonego tekstu jest poczta elektroniczna (nie dotyczy to tłumaczeń przysięgłych, które muszą być, wraz z oryginałami dokumentów, odbierane osobiście w biurze CJO "HIT" lub przesyłane listem poleconym). Sposób przekazania tłumaczenia jest ustalony w umowie.

Klient jest proszony o potwierdzenie zwrotnym emailem faktu otrzymania tłumaczenia.

Oczywiście można odebrać tłumaczenie osobiście w naszym biurze, możemy je również przesłać pocztą lub faksem (krótsze teksty) - do uzgodnienia. W przypadkach przesyłania pocztą lub osobistego odbioru, dzień zawiadomienia Klienta dowolnym sposobem o zakończeniu tłumaczenia jest dniem wywiązania się przez nas z Umowy, jeśli Umowa nie stanowi inaczej. Opóźnienie w dotarciu przesyłki do adresata lub odbiorze osobistym tekstu nie może powodować późniejszej zapłaty.

Na terenie Bielska-Białej w wyjątkowych przypadkach jesteśmy w stanie przywieźć tłumaczenie pod wskazany adres, ma to jednak miejsce zazwyczaj tylko w przypadku stałych Klientów.

CJO "HIT" S.C. wystawia każdemu Klientowi fakturę za tłumaczenie na kwotę wynikającą z ilości stron umownych, która z kolei wynika z ilości znaków odczytanej w edytorze tekstu MS Word.
Jeśli tłumaczenie składa się z większej ilości części (plików) sporządzamy całościowe zestawienie znaków i wyliczenie ilości stron umownych oraz kosztów tłumaczenia. Takie zestawienie przesyłamy Klientowi emailem lub dołączamy do faktury, której oryginał wysyłamy klientowi, a kopię zatrzymujemy w swojej dokumentacji księgowej.
Następnie oczekujemy, że Klient przeleje należność na nasze konto (podane na fakturze) w terminie określonym w umowie zlecenia.

Ocena jakości tłumaczenia
Dzień przekazania Klientowi tłumaczenia jest pierwszym dniem siedmiodniowego okresu, w którym Klient ma prawo zgłosić ewentualne swoje uwagi czy zastrzeżenia dotyczące tłumaczenia. Tryb składania reklamacji oraz czas i sposób jej załatwienia są opisane w dalszej części w/w gwarancji. CJO "HIT" dokładnie rozpatrzy reklamację i dołoży wszelkich starań, aby zastrzeżenia Klienta zostały jak najszybciej uwzględnione lub wyjaśnione w satysfakcjonujący Go sposób.

Dane klienta i tekstu

Przyjmując zlecenie Klienta i zawierając Umowę CJO "HIT" zobowiązuje się do zachowania i ochrony poufności tekstów i danych, które w żadnym przypadku nie mogą służyć innym celom niż te, dla których CJO "HIT" je uzyskało. Dzięki przechowywaniu danych Klienta w naszej bazie Klientów, przy następnych zleceniach Klient podaje w uproszczonym formularzu zlecenia wyłącznie swój NIP, który Go jednoznacznie identyfikuje. Tekst tłumaczenia jest przez nas przechowywany przez okres 6 miesięcy i w tym czasie Klient może Go od nas uzyskać całkowicie bezpłatnie (np. w razie utraty swoich danych na dysku). Stali Klienci przy większych ilościach zlecanych tłumaczeń korzystają z indywidualnie przyznawanych rabatów nawet do 20%!!